管理者FAQ
【システム関連】参加費が無料（0円）の場合の対応
ユーザー画面の参加登録では、支払い方法を選択しないと登録できません。 参加費が無料（0円）の場合、それぞれのケースによって以下の対応をいたします。 【一部の参加者が0円】 参加者の氏名、メールアドレスが不明な場合 銀行振込を選択いただくようシステムへの文言調整を行い、事務局様は銀行振込と同様に参加承認を行います。 招待者など、参加者の氏名・メールアドレスを把握している場合 方法1：管理画面の「無料招待者登録」から、招待メールを送信。 ...
【参加登録設定】
参加登録の設定の際に、下記の項目を確認します。 ・会員種別 ・会員区分 ・参加費 ・早割設定 ・参加登録締切日 ・クレジット決済、銀行振込 ※参加費0円の場合は、銀行振込を選択 参加登録時に、更に項目を追加される場合は別途費用が発生、スケジュールのご相談となりますので、お早めのご指示をお願い申し上げます。 また、参加登録開始後の項目の追加は、原則としてお断りさせていただいております。 例) ・会費など、別途料金の徴収 ・各種同意 ・賞の希望有無 など ...
【参加登録設定】支払方法の変更する
参加登録の際、銀行振込を選択し「振込確認中」ステータスの参加者から「クレジット決済に変更したい」との申し入れがあった場合の手順を説明します。 (1)銀行振込管理画面を開き、「銀行振込管理一覧」から支払い変更をする参加者の「詳細」をクリック します。 (2)銀行振込管理詳細画面が表示されるので、下にある「削除」をクリックします。 (3)上記の削除作業が完了すると、参加者のユーザー画面が初期化されます。 【参加登録後のユーザー画面】 ...
【参加登録管理】参加登録のキャンセル方法
参加者からの参加登録のキャンセルは基本的に受け付けておりません。 しかし、やむを得ず参加をキャンセルする場合の事務局の手順を説明します。 ※手順は、参加登録画面で参加者を削除したあと、参加費の支払い方法で異なります。 ※無料(事前登録・招待メール)での参加登録の場合は、参加登録画面で参加者を削除だけ行います。 (1)参加登録画面を開き、「参加登録一覧」からキャンセルする参加者の「詳細」をクリックします (2)参加登録詳細画面が開くので、下にある「削除」をクリックします。 ...
【プログラム】サイト内でのプログラムの表示／非表示
サイト内のプログラムを参加者に見せないように制御することができます。 制御方法は以下のとおりです。 管理画面の「基本設定」を開きます。 「オンライン会議ページ表示許可」の「詳細」をクリックし、設定数値を変更します。 ※設定値は日・英共に同じ数字を設定してください。 プログラム表示：1 プログラム非表示：0 ユーザー画面 プログラム表示 参加登録済みユーザーはメニュー「プログラム」が有効になりプログラムへアクセス可能です。 プログラム非表示 ユーザー画面 ...
【表示テキスト管理】参加登録画面
ユーザー側の参加登録画面の以下の見出しタイトル、およびその中の項目は、管理者画面より文言のカスタマイズが可能です。 ※項目以外の文言の調整が必要な場合は、別途ご指示をお願いいたします。 ・会員種別 ・会員区分 ・参加登録料 ・お支払方法 項目変更の例 参加登録料 ⇒ 会費 への文言変更 ※項目追加につきましてはカスタム費用が発生いたします。 例 お支払方法に「別途料金の徴収」の項目追加 設定項目に「賞の希望有無」の追加 など ...
【論文投稿】仕様変更について
■費用内で対応可能な調整 項目名の調整、注意書きの文言の追記は「表示文字カスタマイズ」で行えます。 ■追加費用の発生する調整 各同意についてのチェック項目などの追加 記入欄の追加・削除など 投稿データの容量が大きい場合 詳しくは、別ページの「【論文投稿】データのサイズと形式についてを参照してください。 また、お客様から 「投稿時のフォーマットや、注意点の掲載してほしい」 「警告に関する告知、や詳細を記載したい」 などのご要望があります。 ...
【システム関連】アカウント作成後の自動送信メールについて
参加者希望者がアカウント作成した後に、自動送信メールが送信されます。 参加者希望者は、このメールに記載されたURLをクリックし、ログインを行うことでマイページへのログインが可能になります。 このとき、よく発生する問題として、この自動送信メールがユーザーに届かない事象があります。 参加希望者からこのような問い合わせを受けた場合は、以下を確認していただきます。 迷惑メールフォルダに振り分けられていないか Gmailの場合は、プロモーションタブに振り分けられていないか ...
【システム関連】クレジットカード決済の取り消し期限と手順
クレジットカードで参加費を決済された場合、最終処理日から180日以内の決済は、「返金」「金額変更」が可能です。 なお、キャンセルに関して以下のような質問に関しては、参加者（カード会員）ご本人様から発行元カード会社へ直接お問合せいただくようにしてください。 ・ご利用明細への掲載方法 ・返金日 ・返金方法 ※個人情報になるため、基本的に第三者へ開示されない内容のため。 ※カード会社に問い合せ時期の目安としては、キャンセル処理後約2週間後とご案内ください。 ■決済取り消しが発生した際の手順について ...
【演題登録】データのサイズと形式について
[投稿データのサイズ(容量)] 講演者が投稿できるサイズ(容量)は、下記の通りです。 要旨データ 5MB 発表データ 30MB ※容量の上限については、投稿期間によりご相談させていただく場合がございます。 [投稿データの形式] 講演者が投稿できる論文データの形式は、PDF形式、word形式、パワーポイント(PPT)の設定が可能です。 設定は下記ご参照ください。 要旨データとポスターデータについては、プログラムへのへの反映時は、PDFデータとなります。 ...
【プログラム登録】ポスター発表の掲載パターン
ポスター発表の場合、以下の２パターンでの運用実績が多いです。 ①音声付きpptで投稿いただいたものを 動画配信サービスにアップロードをして掲載するパターン ②PDFファイルを掲載するパターン また、ポスター発表の質疑応答については、以下の２通りでの運用となります。 ①システム内のコメント機能を活用 ②日時を決めてWEB会議システムで質疑応答の場を設ける ①でコメント機能を使用する場合は、質問受付期間と回答受付期間を分けて運用いただくことをおすすめしています。
【WEB会議システム契約】Zoomについて（よくある質問）
Zoomの会議設定について、よくあるご質問をまとめました。 ■契約サポートを依頼した場合、費用は？どこまで対応してくれますか？ Zoomの代行契約手数料は3万円です。実費は別途ご請求になります。 Zoomの代行契約と、一般的な会議設定を行い、ZoomURLの発行とプログラムへの反映まで対応いたします。※当日のZoomホスト立ち上げは含まれておりません。 ■学会当日のZoomの立ち上げは誰が、どのように行うのでしょうか？ 弊社で会議設定を行った場合「ホストより先の入室許可」の設定にいたします。 ...
【事前準備】大会開催リハーサル 事前確認について
弊社では、会期の1週間前を目安に事前確認のリハーサルを実施いたします。 想定している内容は以下のとおりです。 ・ご担当者様の役割確認。 ・実際のプログラムよりアクセスし、当日を想定した発表をひととおり実施。 各ご担当者様にご参加いただき、アワードのプログラムの動線と、WEB会議システムの仕様に慣れていただくことを目的としております。 プログラムの事前一時公開について ...
【プログラム】プログラムデータの反映箇所
別マニュアルの「【プログラム】プログラムデータの作成方法で提供いただいたプログラムデータの反映箇所は以下のようになります。 ①【論文管理】投稿された論文一覧出力 管理画面＞論文管理よりダウンロード プログラム一覧の「発表名」、「発表者」、「所属」に反映されます。 さらに、「詳細」をクリックして表示されるZoomへの入り口ページにある「Awordの投稿番号」（または別システムで管理している番号）、「発表名」、「発表者」、「所属」に反映されます。 ...
【プログラム】プログラムの表示方法について
プログラムの表示方法は３パターンございます。 1. Web会議システム開催（Zoom・Webex等） 2. ビデオプレゼンテーション（Youtube・Vimeo等） 3. ポスタープレゼンテーション（PDF等）
【一括メール送信】一括メール送信システムご案内
アワードではメール一括送信は、別途システムをご用意しております。 アワード管理画面よりメールアドレスリストをダウンロードし、メール一括送信システムへインポートを行っていただき一括送信いただきます。メール一括送信システムのURLとログイン情報は弊社担当よりご案内させていただきますのでお問い合わせください。 まず初めにアワードの管理画面にログインします。 管理画面より一括メールを送信するリストをエクスポートします。 参加登録者へ送信する例として、「参加登録管理」よりリストをエクスポートします。 ...
【投稿】音声付きパワーポイントデータでの投稿メリット
アワードシステムで動画データの収集を行う際に「MP4」での投稿をご検討されるケースがありますが、弊社では、下記の理由で「音声付きパワーポイントデータ」の投稿をお勧めしております。 ＜アワード投稿システム＞ ・投稿時の最大データ容量30MBまで。 ・サーバー状況と投稿数によって、参加人数とは関係なく専用サーバー構築の検討が必要となる。 音声付きパワーポイント メリット ・データ容量がMP4より軽いので追加費用がかからない。 ・MP4変換を行うので動画画質が均一になる。 ・縦横比サイズも統一出来る ...
【演題登録】カテゴリーが編集できないとき
カテゴリーや会議名称の変更は演題登録されると編集できなくなりますのでご注意ください。 編集する場合は必ず演題登録開始前に調整をお願いいたします。 演題登録管理「該当する情報がありません。」の状態にしてください。
【参加登録】参加登録完了メールに添付されるQRコードについて
現地受付で使用するQRコードが参加登録完了メールに添付されております。 オンライン開催のみの場合、QRコードは不要となりますが、パッケージシステムのため標準で添付されますことご了承ください。 ※画像やURLのQRコードではないので、スマホでのカメラ読取には対応しておりません。 現地会場にてQRコードリーダーで読み取る仕様のものです。
【参加登録】銀行振込と登録した人が、クレジットに変更したい場合の方法について
参加登録管理＞銀行振込管理より該当者を削除するとユーザー側は銀行振込が却下され再度参加登録ボタンをおせるようになります。 銀行振込管理より該当者を削除した後に、 銀行振込依頼メールが届いていると思いますがご放念いただくことと、 再度クレジットカードにて決済いただくよう該当者の方へ個別連絡を頂ければと思います。
要旨集制作機能マニュアル
こちらでは、要旨集制作機能についてご案内いたします。 こちらの機能は、学会開催システム内で、要旨集の制作を行う事が出来ます。 構成内容は表紙、ご挨拶・連絡事項、タイムテーブル、発表一覧、スポンサー、制作となっており、順番に設定頂くことで、全てを合わせたPDFデータを作成できます。 ①表紙 ご挨拶、連絡事項 こちらでは、表紙（ご挨拶、連絡事項）の作成または既に作成頂いているPDFデータ・背景データのアップロードが可能です。 ・PDFのアップロード方法 ...
自動配信メールについてのご案内
こちらでは、自動返信メールの種類、送信タイミング、変数をまとめてご案内いたします。 変数の元となるデータは主に管理画面＞会議設定から設定が可能です。 文面や変数の編集は、管理画面＞システム設定＞表示テキスト管理から編集が可能です。 詳しくはこちらへ ●アカウント作成仮受付メール →参加者がアカウントを作成したとき送信されます。 <!--{$gSiteSettings.ORGANIZATION_NAME}--> 事務局名称 ...
テストメール確認手順
●アカウント作成仮受付メール こちらは、参加者がアカウントを作成したとき送信されます。 ユーザー画面から、新規アカウントを登録してください。 ●パスワード再発行手続きメール こちらは、参加者がパスワードを変更したとき送信されます。 テストアカウントでログイン頂き、パスワードを変更してください。 ●お問い合わせ受付完了メール こちらは参加者がお問い合わせ送信した時送信されます。 ●論文投稿完了メール こちらは参加者が演題を投稿した時に送信されます。 ●投稿論文削除完了メール ...
【FAQ】アカウント作成後に承認メールが届かない場合の対処方法
こちらでは、アカウント作成後に承認メールが届かない場合の対処方法をお伝えいたします。 本来であれば、アカウント作成後に承認メールが届く様になっております。 会社や大学のセキュリティによってメールが届かない場合がございます。その際には、管理者画面から仮パスワードを発行しアカウント作成者へご連絡頂くことで、対応可能でございます。 管理画面＞アカウント管理＞アカウント一覧＞該当者＞詳細＞編集 へお進みください。 編集画面から仮パスワードを発行し、アカウント作成者へご連絡をお願いいたします。 ...
【FAQ】プログラム公開前に参加者画面から確認を行う方法
こちらでは、プログラム公開前に参加者画面から確認を行う方法をお伝えいたします。 本来はプログラムを公開しないと参加者画面から確認することは出来ませんが、非公開の状態でも閲覧できる特別アカウントをご用意しております。 管理画面＞プログラム管理＞STEP4 にプログラム確認用特別アカウントを記載しております。こちらのアカウント情報を参加者ログイン画面に入力しログインしてください。 ...
【FAQ】GMO決済とStripe決済の違いについて
こちらでは参加登録管理画面で設定できるクレジット決済の違いについてお伝えいたします。 自由度の高さや手数料の安さからStripe決済をお勧めしております。以下の内容からご検討のほどよろしくお願いします。 Stripe決済の場合 手数料：3.6％ アカウント作成：必要 管理・口座情報：事務局様 返金対応：事務局様 お振込み日：設定が可能です。（週に1回など） Stripeの設定についてはこちらをご参照ください。 GMO決済の場合 手数料：6％ アカウント作成：不要 管理・口座情報：弊社 ...
【FAQ】演題投稿出来ない方への対応方法
こちらでは演題投稿出来ない方への対応方法についてお伝えいたします。 演題投稿できない状態として、システムの不具合が起きている場合と、演題投稿者のパソコンに不具合がある場合がございます。 ①システムの不具合が起きている場合 事務局様のテスト投稿や、参加者からの最初の投稿が出来ない場合はシステムの不具合が起きている可能性が高いです。お手数ではございますが、弊社へお問い合わせください。 ②演題投稿者のパソコンに不具合がある場合 ...
【FAQ】参加登録完了時に送付される自動返信メールを編集したい
管理画面＞システム設定 キーワード検索で参加登録を入力して検索ボタンを押します。 7501 参加登録 メール件名 （クレジットカード決済） 7502 参加登録 メール本文 （クレジットカード決済） 7601 銀行振込依頼 メール件名 7602 銀行振込依頼 メール本文 7701 参加登録 メール件名 （銀行振込決済） 7702 参加登録 メール本文 （銀行振込決済） 編集したい番号の詳細から編集を行うことが出来ます。 詳細画面の説明は以下のリンクからご確認ください。 【管理画面】表示テキスト管理
【FAQ】参加登録一覧にある予約ステータスとは何ですか？
参加登録管理 ＞ 参加登録一覧 予約ステータスとは 予約 ：参加登録が完了されている方 キャンセル：参加登録をキャンセルした方 【参加登録管理】参加登録のキャンセル方法 【FAQ】参加登録をキャンセルしたいときはどうすればいいですか？
【FAQ】参加登録をキャンセルしたいときはどうすればいいですか？
参加者からの参加登録のキャンセルは基本的に受け付けておりません。 しかし、やむを得ず参加をキャンセルする場合の事務局の手順を説明します。 ※手順は、参加登録画面で参加者を削除したあと、参加費の支払い方法で異なります。 ※無料(事前登録・招待メール)での参加登録の場合は、参加登録画面で参加者を削除だけ行います。 (1)参加登録画面を開き、「参加登録一覧」からキャンセルする参加者の「詳細」をクリックします (2)参加登録詳細画面が開くので、下にある「編集」をクリックします。 ...
【FAQ】システム利用料の支払いはいつですか？
弊社へのシステム利用料のお支払いは会期終了後に請求書をお送りさせて頂きます。 支払期限に制約がある場合はご相談ください。 カスタマイズや追加オプションが発生した場合は見積書をご用意します。 予約金は不要です。
【参加登録設定】演題登録受付開始した後に参加登録を開始する場合
参加登録受付開始前に、講演者が演題登録を行う方法です。 参加登録管理 ＞ 参加登録設定 参加登録設定 ＞ 参加登録受付期間 「受付期間」の締め切りを、現在の日にちより以前に設定します。 これにより、参加希望者のマイページには、参加登録画面が表示されなくなります。 【ユーザー画面の表示】 その後、「受付期間」の締め切り日に正しい年月日を設定することで、参加希望者はマイページから参加登録できるようになります。 【ユーザー画面の表示】
【FAQ】参加登録した人に一斉メールを送りたい
参加登録一覧から該当者を選択して一斉メールを送ることが可能です。 メール送信者にチェックを入れた状態で「メール送信」ボタンを押下 件名と本文を入力して確認
【FAQ】参加登録設定の「会議参加者数上限」と「リアル会場の参加者数上限」について
会議参加者数上限＝システムで登録するすべての人数。Webとリアル会場の総数です。 例：Web100名、リアル会場300名の場合 Web100名、リアル会場300名 合計400名 が会議参加者数上限となります。 ※基本パッケージプランは300名が上限で変更できません。 300名の上限を増やす場合は担当者へご連絡ください。